文書管理を見直そう！

保管すること

「あれ、どこにあの資料置いておいたんだっけ？」
「そういえばAさんがあの資料持ってたはずなんだけどなぁ‥。」

最近そんなことが頻繁に起こってしまうわたしが務めている会社。
長い間努めてきたけど文書管理する上で手間取ることが多いなぁと思っていました。
どうしてこんなことが頻繁に起こってしまうんだろう？
会社の能率を上げて自分も会社で働く人がもっと働きやすい環境を作れないだろうか。
そんなふうに考えて文書管理のあり方を考えてみました。

ある日、ふと社内を見回すと紙文書管理してファイリングしているところがあります。
そこのスペースは会社の中でもかなりのスペースを取っていて、そのスペースが片付けばいろんな物が置けたりするのになぁとふと思いました。
そしてそのスペースを利用する人はたくさんいますが、どこに何の文書が保存されているのかは明確にわかっている人は少ないよう。
ここでわたしは文書の保存方法にも問題があるのではないかと思ったのです。

そして文書管理システムというものを知ったわたしはコレを利用するしかない！と思ったわけです。
紙文書を電子化して一括に管理出来る機能や必要なときには電子化した文書を紙文書にすることもできるなんて！
これさえあれば色んな問題が解決できるぞ、と思ったのです。